Mitarbeiter (w/m/d) für den Bereich Administration

Für unseren Hauptsitz in Köln / Remote suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

Die KINAST Anwaltsservice GmbH ist eine Servicegesellschaft für eine mittelständische Rechtsanwaltskanzlei im Bereich Datenschutz sowie für eine Unternehmensberatung im Bereich IT. Die Mitarbeiter:innen der Administration sind verantwortlich für den Ablauf eines reibungslosen Tagesgeschäfts und ein zentraler Teil unserer Organisation.

In der Administration verwalten und managen Sie u.a. Termine der Geschäftsleitung. Um die gute Koordination der anfallenden Aufgaben zu gewährleisten, erfordert dies Planung von Sitzungen, Konferenzen, Meetings o.Ä. Zudem sind Sie erster Ansprechpartner für Mandanten sowie Mitarbeiter in allen administrativen Fragen.

Die Position umfasst folgende weitergehende Aufgaben:

• Ansprechpartner:in für Mandanten, Geschäftsleitung und Teams
• Reisemanagement für die Geschäftsleitung
• Termin- und Kalendermanagement mit Office365
• Erstellung und Verwaltung von Korrespondenzen mit Office365
• Schnittstelle zu allen angrenzenden Organisationseinheiten z.B. Mandantenbetreuung, Finanzbuchhaltung
• Fristenüberwachung, Dokumenten- und Vertragsmanagement
• Empfang und Betreuung von Mandanten
• Allgemeine administrative Tätigkeiten

• Erfolgreich abgeschlossene kaufm. Berufsausbildung, z.B. Kaufmann/-frau (w/m/d) für Bürokommunikation, Büromanagement oder Bürokauffrau/-mann (w/m/d)
• Berufserfahrung in vergleichbarer Position / Branche (wünschenswert)
• Anwendungskenntnisse wie Microsoft-Office, idealerweise O365 (selbstverständlich)
• Selbstständige Arbeitsweise, Organisationsfähigkeit, Engagement sowie Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit und Kommunikationstalent
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (kommunikationssicher)

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Faire Arbeitszeiten
• Die Möglichkeit hybrid im Büro und im Homeoffice zu arbeiten
• Ein aufgeschlossenes Team, das Toleranz und Vielfalt lebt
• Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Kollegiale Arbeitsatmosphäre
• Freiraum und Platz für Eigeninitiative
• Offene Kommunikation und aktive Feedbackkultur
• Sorgfältige Einarbeitung und individuelle Förderung
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten

Bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. etwaiger Gehaltsvorstellung, dem frühestmöglichen Eintrittstermin und ob Sie an einer Anstellung in Teil- oder Vollzeit interessiert sind. Für einen ersten Kontakt oder bei Rückfragen erreichen Sie uns auch telefonisch.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!